À quoi ressemblera l’événement de demain >

Actualité — 27 avril 2020

Ekypage souhaite partager avec vous ses « best practices »

COMMUNIQUER

Communiquer en fonction de l’actualité :

• Choisir les bonnes mesures et les faire évoluer en fonction de l’actualité, et des recommandations de l’état.

Nous sommes en relation régulière et directe avec les associations qui transmettent au jour le jour les informations sanitaires et juridiques transmises par le gouvernement.

Communiquer auprès des participants

• Vous aider à communiquer auprès des participants afin de les rassurer et de leur transmettre des bonnes informations quant aux mesures prises et aux comportements à adopter.

Connaissant les mesures et bonnes pratiques nous saurons vous les communiquer. Informer sera un premier pas pour les protéger. Il sera important d’informer en amont et aussi pendant l’événement.

LES BONS GESTES

Inciter à avoir les bons gestes pendant l’événement :

• Mettre en place des dispositifs afin de permettre aux participants de se laver régulièrement les mains

Distribuer des masques

• Distribuer des masques à l’arrivée des participants. Prévoir de les logoter.

Avoir une bonne gestion des déchets

• Mettre en place une gestion des déchets efficace pour éviter tout risque

Afin d’éviter le risque sanitaire lié à la manipulation de déchets à risque, la gestion des poubelles sera régulière et aura une attention particulière. Nous répondrons ainsi aux recommandations d’utiliser des mouchoirs à usage unique.

LE NOUVEL EVENEMENT A QUOI RESSEMBLERA-T-IL >

Les espaces >

• Des espaces plus larges

Nous devrons être en mesure de vous proposer des plans d’implantation plus larges, pour tenir compte des recommandations de distanciation.

• Gestion optimisée des flux ainsi que des arrivées et entrées
• Augmentation des roadshow.

Une multitude d’événements itinérants pourront remplacer les grands événements ayant lieu sur un seul site : moins de monde, moins de déplacements.

• Plus d’événements locaux

Les événements seront plus locaux que nationaux ou internationaux

• Des back to back : un même événement peut avoir lieu plusieurs fois sur une plus grande durée

Cela permet de répartir sur plusieurs sessions les participants et de diminuer leur nombre à chaque fois.

• Qualité du contenu

  En termes sanitaires >

• La mise à disposition de gels hydroalcooliques
• La distribution de masques, gants et ou visières
• Mise en place de caméras thermiques
• L’installation de protections plexiglass
• Le nettoyage et la désinfection régulière des espaces
• Le personnel d’accueil, les animateurs, ainsi que staff organisation devront être formés aux nouvelles règles sanitaires
• Certainement qu’une charte sera mise en place permettant de valider que les règles sanitaires sont bien respectées, ce qui permettra d’une part de protéger tout le monde mais aussi de rassurer l’organisateur quant à la responsabilité reposant sur ses épaules.

 Et l’innovation >

• Digitaliser toute ou partie d’un événement

Vivre virtuellement un événement, salon, conférence, réunion.

• Intégrer du Live streaming

Permettre un accès virtuel aux contenus à ceux qui ne peuvent pas être présents.

• Utiliser des goodies digitaux pour dématérialiser les événements et réduire les contacts physiques.

 Et l’humain dans tout ça >

L’humain doit rester au centre de nos préoccupations. Après cette crise et ce confinement, On aura tous vécu des moments difficiles, chacun à son échelle.

• Travailler avec des intervenants extérieurs en fonction des besoins

Conditions générales de vente modifiées >

• Les conditions générales de réservation et d’annulation devront obligatoirement être assouplies et permettre autant que possible les annulations sans frais durant la période de crise.

 En fonction des mesures recommandées par le gouvernement et de chaque cahier des charges, il faudra adapter les mesures mais il est sûr que les événements de demain ne seront pas ceux que nous avons connu jusqu’à aujourd’hui.